פשוט

איך מזכירים ללקוחה לשלם בלי להרגיש לא נעים?

עודכן

שולחים הודעה קצרה, נעימה ועניינית: כמה, על מה, עד מתי ואיך משלמים. בלי האשמות ובלי התנצלות. שולחים אותה יום או כמה ימים אחרי מועד התשלום, ואם נכנס רק חלק מהסכום, מאשרים את מה שהגיע ומבקשים את היתרה.

מכירה את זה, הטלפון ביד ואת לא לוחצת על "שלח"?

יום חמישי בערב. הילדים סוף סוף ישנים, הקפה כבר קר, ואת יושבת מול הודעה שניסחת שלוש פעמים.

"היי, רק רציתי לשאול אם אולי הספקת לראות את החשבונית..."

מחקת. ניסית "סליחה על ההטרדה, אבל..." ושוב מחקת.

הלקוחה מרוצה, מחייכת בכל פגישה, והחשבונית שלה פתוחה כבר שלושה שבועות.

זה לא חוסר מקצועיות. זה אנושי: בעסק עצמאי את לא רק מוכרת שירות, את בונה קשר עם בנאדם.

למה כל כך קשה לבקש כסף ממי שאת אוהבת?

כי אנחנו נוטות לערבב בין הקשר לבין החשבון. בראש זה נשמע כמו "אם אזכיר לה, היא תחשוב שאני לא סומכת עליה".

בפועל, לא מעט פעמים היא פשוט שכחה. החשבונית טבעה מתחת למאות הודעות בקבוצת הכיתה, ביום אי זוגי במיוחד.

תזכורת היא לא תביעה. היא כמו "שכחת את המטריה", ברגע שהלקוחה כבר בדלת. היא קיבלה שירות, ואת סיפקת אותו, והתשלום הוא הצעד האחרון שסוגר את העסקה. לא טובה שאת מבקשת.

איך נראית הודעת תזכורת שאפשר פשוט להעתיק?

הנה נוסח שעובד (השם והסכום הם דוגמה בלבד):

למה זה עובד? יש בו ארבעה דברים בלבד:

• ברכה אישית, שורה אחת וממשיכים.
• פרטים מדויקים: מספר חשבונית, סכום ועל מה.
• מועד ברור ודרך תשלום אחת, כדי שיהיה לה מה לעשות.
• דלת פתוחה: "אם כבר שילמת". היא מורידה את המתח משני הצדדים.

שימי לב: אין בו "סליחה", "רק" או "אולי". כשאת לא מתנצלת על עצם הבקשה, גם היא לא צריכה להרגיע אותך.

מתי שולחים את התזכורת?

אין פה חוק ברזל, אבל סדר פשוט עוזר:

1. יום או יומיים לפני המועד: הודעה קלילה, אם ככה נוח לך לעבוד.
2. ביום שאחרי המועד או כמה ימים אחריו: הנוסח שלמעלה.
3. אחרי כשבוע בלי תגובה: הודעה קצרה יותר: "היי מיכל, מוודאת שההודעה הקודמת הגיעה. נשארה לתשלום חשבונית 1042."
4. אחרי זה: שיחת טלפון. קול אנושי סוגר פינות הרבה יותר מהר.

שלחי בשעות סבירות, לא ב־23:40 אחרי כוס יין ועודף אומץ. ושלחי בערוץ שבו אתן כבר מדברות, בדרך כלל וואטסאפ.

כדאי להחליט על הסדר פעם אחת ולכתוב אותו לעצמך. כשיש כלל, זה כבר לא עניין אישי: את פשוט מפעילה נוהל.

מה עושים אם היא שילמה רק חלק מהסכום?

קורה הרבה. היא העבירה 200 מתוך 450, ומאז שקט. אין סיבה להילחץ:

1. תודי על מה שהתקבל.
2. כתבי בדיוק כמה נשאר.
3. הציעי תאריך להשלמה.

אם היא מבקשת לפרוס את התשלום, ההחלטה שלך. אין חובה להסכים וגם אין חובה לסרב. אם את מסכימה, קבעי תאריכים ברורים וכתבי אותם בהודעה, כדי ששתיכן תזכרו אותו דבר.

ורשמי מיד מה שולם, מתי ומה נשאר. בלי "אני אזכור".

איך לא שוכחים לעקוב?

הקושי האמיתי הוא לא הניסוח, אלא לזכור מי חייבת ומה. מספיק גיליון פשוט, באקסל, בגוגל שיטס או בכל מה שנוח לך: שם, סכום, מועד, סטטוס (שולם, חלקי, פתוח). בוחרים יום קבוע בשבוע ועוברים עליו. את הנוסחים אפשר לשמור בהערה בטלפון ולהחליף רק שם, סכום ותאריך.

אני אישית אוהב לחשוב על זה כמו על תבנית: מנסחים פעם אחת טוב, ואחר כך רק ממלאים.

הדמיה עם טבלה וטיוטות תתווסף כאן רק אחרי בדיקה מלאה בטלפון. עד אז, הנוסח בעמוד הזה מוכן להעתקה, ושום הודעה לא נשלחת מכאן.

חשוב לומר: זה לא מחליף הנהלת חשבונות. החשבוניות, הדיווחים והמסמכים נשארים אצל רואת החשבון או במערכת שאת כבר עובדת איתה.

לכל המדריכים